PRIVACYVERKLARING

Deze privacyverklaring is van toepassing op een ieder die een bezoek brengt aan de website, de diensten van Boom afscheidszorg afneemt of als dienstverlener Boom afscheidszorg haar diensten aanbiedt. Boom afscheidszorg is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

Boom afscheidszorg

Spinnerstraat 2

7621 TL  Borne

mail@boomafscheidszorg.nl

06-22999396

KvK nr: 69889112

Boom afscheidszorg vindt een goede omgang met persoonsgegevens van u als klant, maar ook als websitebezoeker en dienstverlener dan ook van groot belang. Boom afscheidszorg verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig, vertrouwelijk en in overeenstemming met de geldende privacywetgeving. Wij informeren u over welke persoonsgegevens wij verwerken, in hoeverre en op welke manier.

Daarnaast moet er een gerechtvaardigde reden zijn om persoonsgegevens te verwerken. Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van u als betrokkene zoveel mogelijk beperkt. Er zullen bovendien niet meer persoonsgegevens worden verzameld dan strikt noodzakelijk. Ook zullen de gegevens niet langer dan noodzakelijk worden bewaard.

Beveiliging
Boom afscheidszorg draagt er zorg voor dat persoonsgegevens voldoende worden beveiligd. Om verlies, misbruik, en onrechtmatige verwerkingen te voorkomen worden passende technische en organisatorische maatregelen genomen. Deze zijn afgestemd op het risico van de verwerking. Mocht u vragen hebben over de beveiliging van uw persoonsgegevens of heeft u het idee dat gegevens niet goed beveiligd zijn neem dan contact met ons op via mail@boomafscheidszorg.nl.

Persoonsgegevens die worden verwerkt
Website en email
Bij het bezoeken van de website worden het gebruikte IP-adres, het besturingssysteem, en gebruikte internetbrowser verstrekt. Het IP-adres kan worden aangemerkt als een persoonsgegeven en zal worden gebruikt om cyberaanvallen af te houden, dit is een gerechtvaardigd belang.

Op onze website worden de persoonsgegevens verwerkt die u actief aan ons verstrekt per email. Hierbij kunt u denken aan naam, telefoonnummer en email of andere persoonsgegevens die u aan ons toestuurt. Hiermee verleent u aan ons toestemming om over het betreffende onderwerp contact op te nemen of wellicht uitvoering te geven aan de overeenkomst.

Interesse in onze dienstverlening/ Voorgesprek
Het kan zijn dat wij, voordat iemand overlijdt, een gesprek hebben met personen die nog niet overleden zijn of naasten van deze personen.

Wij bespreken onze dienstverlening en leggen verschillende mogelijkheden uit. Op dat moment worden wensen op papier vastgelegd. Daarnaast vragen wij om naam, voornaam, adres, postcode, plaats, telefoonnummer en emailadres. Zowel van de persoon die komt te overlijden als de naaste. Deze gegevens leggen wij enkel met expliciete toestemming vast. Deze toestemming hebben wij nodig, omdat er nog geen overeenkomst bestaat.

Brieven, uitnodigingen
Bent u klant dan kan het zijn dat u een brief of uitnodiging ontvangt met informatie dan wel nieuwe dienstverlening. Het verzenden hiervan zal in het kader van direct marketing gerechtvaardigd zijn.

Dienstverlening
Boom afscheidszorg verwerkt ook persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt in bijvoorbeeld correspondentie of telefonisch contact.

Wij hebben de volgende gegevens van de overledene nodig: Naam, voornaam, adres, postcode, plaats, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, overlijdensdatum, tijdsstip, overlijdensplaats en burgerlijke staat.

Na een overlijden krijgt Boom afscheidszorg een A- en B-verklaring van de behandelend arts. De A-verklaring is de verklaring van overlijden en de B-verklaring (doodsoorzaakverklaring) is de verklaring voor het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Deze verklaring wordt zonder de verklaringen te openen bij de gemeente afgegeven. Deze gegevens zijn nodig om aangifte van overlijden te doen. Ook vragen wij om een BSN nummer van de overledene, vanwege de wettelijke verplichting. Deze bovenstaande gegevens zijn hier ook voor nodig.

Indien van toepassing zullen wij ook vragen naar het trouwboekje. Het trouwboekje gaat mee naar het gemeentehuis. Bij het ophalen van akte van overlijden worden de gegevens van overlijden in het trouwboekje bijgeschreven.

Ook zullen we vragen naar de verzekeringspapieren, relevante medische gegevens van de overledene en of iemand wel of geen geloof belijdt.

Gegevens van een overledene kunnen niet worden aangemerkt als persoonsgegevens volgens privacywetgeving. Dit betekent dat de AVG hierop niet van toepassing is. Dit neemt echter niet weg dat Boom afscheidszorg zorgvuldig en vertrouwelijk met deze gegevens omgaat.  Bovendien kunnen gegevens van de overleden persoon ook betrekking hebben op gegevens van levende personen.

Wij hebben van de opdrachtgever naam, adres, postcode, plaats, telefoonnummer, emailadres en de relatie tot de overledene nodig. Ook deze gegevens zijn nodig om aangifte van overlijden te doen.

Ook zullen wij vragen om identificatie voor bijvoorbeeld de as van de overledene op te halen of voor het uitkeren van een verzekeringspolis. Wij zullen het documentnummer en de aard van het identificatiebewijs aan de verzekeraar verstrekken. Wij zullen aan u geen BSN nummer vragen of verstrekken aan een dergelijke partij.

Wij zullen u ook niet vragen om het betreffende testament of wilsbeschikking. Wij voeren onze dienstverlening in opdracht van u uit.

Om een factuur aan u te verzenden hebben wij uw naam, adres, postcode, plaats en emailadres nodig. Door een betaling aan Boom afscheidszorg te doen verstrekt u bankgegevens, inclusief tenaamstelling aan de betreffende bank en daarmee dus ook aan ons.

Ook kan het zijn dat Boom afscheidszorg aan u een betaling verricht vanwege de akte van cessie (uitkering van de verzekeringspolis). Daarom vragen wij soms vooraf al om bankgegevens en tenaamstelling.

Wij zullen u vragen te legitimeren bij het tekenen van de akte van cessie. Wij zullen alleen de aard en het soort documentnummer noteren. Ook vragen wij u voor deze handeling naam, voornaam, adres, postcode, plaats, telefoonnummer en handtekening.

Mocht de overledene worden begraven dan zullen wij uw naam, voornaam, adres, postcode, plaats, relatie tot de overledene, telefoonnummer en emailadres gebruiken om u, indien nodig, als rechthebbende van de grafrechten aan te melden.

Mocht de overledene worden gecremeerd en u bent rechthebbende van de as, dan wij gebruiken uw naam, adres, postcode, plaats, telefoonnummer, emailadres en de relatie tot de overledene.

Boom afscheidszorg zal bij sommige dienstverlening samen met andere partijen in de zin van de nieuwe privacywetgeving kunnen worden aangemerkt als verantwoordelijke. Dit betekent dat het hoe en het waarom van de gegevensverwerking soms ook door een andere dienstverlener wordt bepaald zoals een verzekeraar, uitvaartcentrum, crematorium of gemeente.

(Potentiële) dienstverleners
Boom afscheidszorg heeft ook contact met dienstverleners. Boom afscheidszorg heeft van deze dienstverleners de bedrijfsnaam, adresgegevens en naam, email en telefoonnummer van de betreffende contactpersoon. Deze persoonsgegevens zijn rechtmatig verkregen door toestemming die expliciet is gegeven of de uitvoering van de overeenkomst die met de betreffende leverancier is gesloten.

Om facturen te voldoen aan de leveranciers verstrekt de leverancier aan ons een factuur met daarop de bedrijfsnaam, adresgegevens, KvK nummer, btw-nummer en bankgegevens, dit op basis van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen die hiertoe bestaan.

Waarom heeft Boom afscheidszorg deze gegevens nodig?
Boom afscheidszorg verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

– Contact met u op te nemen en vragen te beantwoorden
– Verzenden van (nieuws) brieven en uitnodigingen (wanneer van toepassing)
– Contact onderhouden voor de invulling van de uitvaart
– Ten behoeve van voorgesprekken waaruit een wensenoverzicht en kostenbegroting voortvloeit
– Het mailen van de kostenbegroting, algemene voorwaarden en het draaiboek van de uitvaart
– Om goederen en diensten bij u af te leveren (denk hierbij aan de laatste verzorging, kist, rouwdrukwerk)
– Correspondentieadres op de rouwkaart/advertentie (wanneer wenselijk)
– Rouwadvertentie maken en plaatsen
– As bestemming
– Grafrechten
– Aangifte van overlijden bij de gemeente
– Eventuele andere werkzaamheden ter uitvoering van de overeenkomst
– Voor de facturatie en afhandeling van betalingen
– Voor het behandelen van vragen en klachten
– Het verrichten van de administratie en boekhoudkundige verplichtingen
– Het beveiligen en verbeteren van de website en dienstverlening van Boom afscheidszorg
– Het voldoen aan wettelijke verplichting, zoals persoonsgegevens die nodig zijn voor belastingverplichtingen

Het op een andere manier verwerken van uw persoonsgegevens geschiedt alleen voor zover    daarvoor expliciet toestemming is verleend.

U dient er bewust van te zijn dat wij zonder contactgegevens niet met u in contact kunnen treden. Tevens kan Boom afscheidszorg zonder persoonsgegevens die belangrijk zijn voor de uitvaartbegeleiding, zoals hierboven beschreven, geen goede uitvoering geven aan de overeenkomst.

Tevens zal Boom afscheidszorg persoonsgegevens gebruiken en verstrekken als de overheid een verzoek doet voor een fraudeonderzoek.

Rechten van betrokkenen
U heef het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

Daarnaast heeft u het recht om eventueel gegeven toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens door Boom afscheidszorg en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van u of de overledene hebben in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

Mocht er een wettelijke verplichting bestaan tot het bewaren van gegevens dan is Boom afscheidszorg hieraan gehouden.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar mail@boomafscheidszorg.nl. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Mocht u niet tevreden zijn over de verwerking van uw persoonsgegevens dan kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag).

Hoe lang bewaart Boom afscheidszorg uw gegevens?
Boom afscheidszorg bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor gegevens worden verzameld.

Mocht u bijvoorbeeld contact met ons hebben opgenomen via de email of het contactformulier dan zal, indien u geen klant of dienstverlener bij ons bent of wordt, deze email worden verwijderd als uw vraag is beantwoord.

Het IP-adres ter beveiliging van de website, zal worden bewaard zolang dit nodig is voor deze beveiliging.

Wanneer u zich uitschrijft voor onze brieven/uitnodigingen, zullen uw persoonsgegevens uiterlijk aan het eind van de desbetreffende maand uit het systeem worden verwijderd. U zult per direct geen brieven meer ontvangen.

Gegevens die u zelf aan Boom afscheidszorg verstrekt zullen zoveel mogelijk in de week na de uitvaart worden geretourneerd aan het einde van de dienstverlening.

Ten aanzien van de fiscale bewaarplicht van 7 jaar gaat het om basisgegevens zoals een grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, verkoopadministratie en emails die betrekking hebben op de bedrijfsvoering van Boom afscheidszorg.

Wij zullen offertes, opdrachtformulieren, afspraken die zijn gemaakt, persoonsgegevens die wij gebruiken voor aangiftes van overlijden en aktes van cessie verwijderen na 6 maanden, tenzij wij deze gegevens nog moeten bewaren in het kader van een wettelijke verplichting.

Het documentnummer en de aard van het identificatiebewijs zullen wij na het uitkeren van de verzekeringspolis of de betreffende bestemming heeft bereikt verwijderen.

Ten aanzien van persoonsgegevens die wij gebruiken voor grafrechten en het aanmelden van rechthebbenden van de as zullen wij na bevestiging van andere partijen deze gegevens verwijderen, tenzij wij deze gegevens nog moeten bewaren in het kader van een wettelijke verplichting.

Gegevens over de invulling van de uitvaart zoals als de kaart, advertentieteksten en een draaiboek, worden maximaal 6 maanden na uitvoering verwijderd, tenzij u een verzoek doet deze langer te bewaren of u aan Boom afscheidszorg expliciete toestemming verleend sommige gegevens langer te bewaren.

Als het gaat om potentiële dienstverleners, dan zullen bedrijfsnaam, naam telefoonnummer en email van contactpersoon worden verwijderd als er geen overeenkomst wordt gesloten, tenzij zij toestemming verlenen om in het systeem te worden opgenomen. Deze toestemming wordt bijvoorbeeld verleend bij het verstrekken van een visitekaartje.

Als er een overeenkomst wordt gesloten worden deze gegevens en ook adres bewaard voor zo lang de overeenkomst standhoudt, rekening houdend met de fiscale bewaarplicht. Deze is ook van toepassing op gegevens die in de factuur vermeld staan zoals naam, adres, bankrekeningnummer, tenaamstelling, KvK nummer en btw nummer.

Zoals aangegeven zal Boom afscheidszorg bij sommige dienstverlening enkel samen met andere partijen als verantwoordelijke kunnen worden aangemerkt. Hierbij kunt u denken aan een verzekeraar, uitvaartcentrum en gemeente. Zij kunnen ook bewaartermijnen bepalen. Zo is het crematorium verplicht om de as van de overledene minimaal een maand te bewaren.

Delen van persoonsgegevens met derden

Persoonsgegevens worden door meerdere partijen ontvangen. Tussen Boom afscheidszorg en de derde partijen wordt een overeenkomst gesloten om afspraken te maken hoe om te gaan met uw persoonsgegevens. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd en er zal door Boom afscheidszorg worden toegezien op de naleving daarvan. Wanneer wij uw gegevens aan een derde verstrekken, zorgen wij er o.a. voor dat uw gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Ook komen wij hierin overeen dat uw gegevens worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn.

Onder derde partijen verstaat Boom afscheidszorg:

• Overledenenzorg
• Rouwvervoerder
• Uitvaartcentra
• Drukkerij voor de rouwkaarten/bidprentjes/dankkaarten
• Crematoria voor verlof tot cremeren en rechthebbende van de as
• Kistenleverancier
• Kerken voor de uitvaartdienst(en)
• Begraafplaatsen voor verlof tot begraven en facturatie rechthebbende van het graf
• Steenhouwers
• Gemeenten voor aangifte van overlijden
• Verzekeringsmaatschappijen ivm innen naturapolissen
• Afscheidslocaties
• Cateraar
• Bloemist
• Dagbladen i.v.m. rouwadvertentie
• Post NL voor het versturen van de rouwkaarten
• Websitebouwer en hosting
• Boekhoudprogramma en administratiekantoor/boekhouder
• De cloud voor het opslaan van persoonsgegevens
• Outlook voor het versturen van de mails t.b.v. de uitvaart
• Agenda voor het maken van afspraken en het adresboek voor het opslaan van NAW gegevens.

Het kan zijn dat sommige partijen zich buiten de Europese Unie bevinden. De beveiliging van de gegevens bij dit soort partijen worden gewaarborgd door het privacy shield. Dit is een overeenkomst tussen Amerika en Europa waarin regels zijn vastgelegd over uitwisseling en beveiliging van persoonsgegevens.

Wij gebruiken voor sommige diensten programma’s van Microsoft. Microsoft heeft in Europa datacentra laten bouwen en zij garandeert dat data opgeslagen in de Cloud nooit verplaatst zou worden naar datacentra buiten de Europese Unie.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser (bijv. Chrome, Internet Explorer, Safari, Firefox, Opera) op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.

Sessiecookies
Met behulp van een sessie cookies kunnen wij zien welke onderdelen van de website u met uw bezoek hebt bekeken. Daardoor kan onze dienst zoveel mogelijk worden aangepast aan uw eigen wensen. Hiervoor maken wij gebruik van cookies van derde partijen. Deze cookies worden automatisch verwijderd zodra u uw webbrowser afsluit.

Functionele cookies
Met behulp van een functionele cookies kunnen wij u herkennen bij een nieuw bezoek op onze website. De website kan daardoor speciaal op uw voorkeuren worden ingesteld. Ook wanneer u  toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies kunnen wij dit door middel van een cookie onthouden. Hierdoor hoeft u niet steeds uw voorkeuren te herhalen waardoor u prettiger gebruik maakt van onze website. Deze cookies kunt u verwijderen via de instellingen van uw browser. Functionele cookies worden nooit gedeeld met andere partijen en worden uitsluitend gebruikt voor de website www.boomafscheidszorg.nl.

Analytische cookies
Met analytische cookies verzamelen wij met behulp van derden statistieken over het gebruik van de website door de gebruikers.

Door websitegebruik te meten kunnen we onze website blijven verbeteren in het voordeel van onze gebruikers. Voor het plaatsen van deze gegevens is geen toestemming vereist.

Mochten deze cookies worden ingezet om te koppelen aan bijvoorbeeld advertentiegegevens dan hebben wij wel toestemming van u nodig. Er is dan sprake van tracking cookies. Hierdoor kunnen wij te weten komen dat u naast onze website ook op de betreffende andere website(s) bent geweest.

Social media cookies van derden
Social media cookies van derden worden door de social media websites zelf geplaatst. Wanneer u een social media button aanklikt, wordt een social media cookie geplaatst. De social media partij kan uw IP-adres herkennen op het moment dat u bijvoorbeeld een pagina van onze website deelt. Voor de cookies die de social media partijen plaatsen en de data die zij hiermee verzamelen, verwijzen wij naar de verklaringen die deze partijen op hun eigen websites daarover geven.

Google Analytics
Boom afscheidszorg maakt gebruik van analytische cookies via Google Analytics. Voor analytische cookies moet expliciet toestemming worden gevraagd. Hierbij worden statistieken over aantallen bezoekers, de bezochte pagina’s en de verkeersbronnen anoniem via het Google Analytics account van Boom afscheidszorg verzameld.

Analytische Cookies blijven maximaal 2 jaar geldig.

Boom afscheidszorg heeft het Google Analytics account zo ingesteld dat;

• Er een verwerkersovereenkomst tussen Boom afcheidszorg en Google is over de Analytics gegevens.
• IP-adressen anoniem worden gemaakt zodat gegevens nooit naar u of uw IP adres te herleiden zijn.
• De informatie niet met anderen gedeeld wordt;
• Er geen profielen worden gemaakt n.a.v. interesses, leeftijd, enz.

Boom afscheidszorg geeft u de mogelijkheid voor een ‘opt-out’. Hiermee telt uw bezoek niet meer mee in de statistieken van alle websites die Google Analytics gebruiken. Klik hier om dit in te stellen.

Boom afscheidszorg gebruikt geen cookies waarbij u over het web wordt gevolgd voor bijvoorbeeld advertenties of andere commerciële doeleinden.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Klik hier voor verdere toelichting.

Aansprakelijkheid
Deze disclaimer is van toepassing op de website www.boomafscheidszorg.nl en emailverkeer.
Hoewel aan de inhoud van de website grote zorg is besteed, aanvaardt Boom afscheidszorg geen aansprakelijkheid voor de gevolgen van onvolledigheid of onjuistheden daarvan. De op de website opgenomen informatie is alleen voor algemeen gebruik en kan niet worden aangemerkt als advies.

Boom afscheidszorg is niet aansprakelijk voor virussen, ontstaan door het gebruik van de website.  Het is niet toegestaan om de inhoud van de website te kopiëren, verspreiden of al dan niet tegen een vergoeding beschikbaar te stellen.

De informatie opgenomen in e-mails is enkel bestemd voor de geadresseerde. Boom afscheidszorg is niet aansprakelijk voor virussen, ontstaan door het gebruik van elektronische middelen van communicatie.

Wijziging
Deze privacyverklaring kan door ons worden aangepast. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden u daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 12 juli 2018.

Op deze privacyverklaring rusten de auteursrechten van Mevrouw de Juriste.